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GESTIÓN DOCUMENTAL Todas esas actividades y tareas llevan aparejados una serie de documentos que deben ser organizados de forma efectiva con el fin de ahorrar tiempo de búsqueda, espacio de almacenamiento, etc. En la mayoría de empresas y organismos públicos, la mayor parte del tiempo empleado en el trabajo transcurre resolviendo reclamaciones, generando documentos y enviando/recibiendo información. El primer problema implica la búsqueda de expedientes, que mediante un sistema de gestión documental reduce el tiempo de forma drástica, con el impacto que implica en la reducción de costos por horas empleadas, como en la mejora del servicio de cara al cliente. En cuanto a la generación de documentos, una reutilización del material de la empresa, permite reducir las horas de trabajo y aprovechar el know-how existente en la empresa. Por último cabe destacar que aunque las redes empresariales han mejorado de forma exponencial en los últimos años, se desperdicia mucho tiempo enviando y recibiendo documentos de gran tamaño, lo que podía ser resuelto, con el simple envío de un vínculo al gestor documental, y solo aquellas personas que realmente lo necesiten deberán descargarlo. A esto se suma el control de cambios, lo que permite en todo momento, recuperar versiones anteriores, y conocer quién y cuándo ha modificado cualquier documento. Por último reseñar, el ahorro en espació físico de almacenamiento y la posibilidad de guardar copias en distintos lugares que aseguren la no perdida de la misma, por causas como incendio, inundación etc.
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